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ID33 Moderniza el Trabajo en Equipo con Office 365

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12 horas
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Este curso presenta una nueva y moderna manera de trabajar con herramientas basadas en nube que permiten entre otras cosas:

  • una mejor comunicación,
  • una mayor colaboración y
  • usar nuevas apps que nos ayudan y simplifican el trabajo del día a día pudiendo trabajar con cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

Daremos un recorrido a las principales apps de O365 y explicaremos estas modernas y nuevas maneras de trabajar (o nuevos sistemas de trabajo), que automatizan muchos procesos y nos dejan más tiempo para para otras cosas.

  • El Portal de Office365. La Home Page.
  • Word, Excel, PowerPoint y Outlook
  • Teams y sus apps (Shift [Turnos], Approvals, Polls [Sondeos], Tasks, OneNote, Power Automate)
  • SharePoint
  • Planner y To do
  • OneNote
  • Lists
  • Power Automate
  • Forms
  • Stream

 

 Objetivos:

  • Los Objetivos de este curso son los siguientes:
    • Conocer lo que ofrece la nube de Microsoft O365
    • Usar Teams como herramienta central de trabajo
    • Compartir, coeditar y colaborar en lugar de adjuntar.
    • Encontrar fácilmente lo que buscamos.
    • Gestionar bien las tareas, propias y del equipo.
    • Ser más productivo y automatizar procesos.
    • Integrar Buenas Prácticas que faciliten el trabajo colaborativo.

 Dirigido a:

  • Cualquier usuario que quiera aprender a trabajar correctamente con la nube de Microsoft 365 de manera colaborativa, segura y desde cualquier dispositivo.

 Requisitos previos:

  • Manejo del PC y del Sistema Operativo Windows a nivel de usuario y tener una cuenta de M365 y un equipo PC o portátil que le permita conectarse adecuadamente a la reunión por Teams.
  1. El Portal de Office365. 
  • Introducción
  • Buscar desde la página de inicio de O365
  • Crear documentos con O365
  • Uso de Plantillas
  • Acciones embebidas desde la página Mi Contenido
  1. Teams, la app central de trabajo
  • Equipos
  • Chats
  • Reuniones
  • Tareas (Tasks de Planner y To Do)
  • Listas
  • Aprobaciones (Approvals)
  • Sondeos (Polls)
  • Q&A
  • WhiteBoard
  • Turnos (Shift)
  • Conectores
  • Extensiones y aplicaciones
  • Uso de Teams app móvil
  1. Outlook
  • OWA (Outlook Web Access) vs Outlook de escritorio
  • Organización de la bandeja de entrada: estrategias para gestionar correos electrónicos de manera efectiva con metadatos.
  • Uso de carpetas y reglas para automatizar la organización de correos.
  • Gestión de tareas y seguimiento de actividades con la función de Tareas de Outlook.
  • Uso eficiente del calendario de Outlook para programar reuniones, citas y recordatorios.
  • Creación y gestión de contactos en Outlook.
  • Uso de la función de búsqueda avanzada para encontrar correos, contactos y elementos de calendario rápidamente. Convertir un mensaje en una cita de calendario
  • Personalización de la configuración de Outlook para adaptarla a tus necesidades y preferencias.
  • Integración de Outlook con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Teams y To Do, para una mayor productividad.
  • Consejos y trucos avanzados para aprovechar al máximo las características de Microsoft Outlook y optimizar tu flujo de trabajo.
  • Crear un Grupo de O365 y ver sus apps asociadas
    • Calendarios compartidos y Salas
  1. SharePoint
  • Entender bien que es SharePoint y que se puede hacer con él.
  • Crear sitios SharePoint: Grupo y de Comunicación:
    • Usar la cuenta de correo del grupo/sitio SharePoint. Ejemplos.
    • Usar el calendario compartido del sitio SharePoint. Ejemplos.
    • Usar Planner para planificar tareas del equipo y llamarlo desde nuestro sitio SharePoint
  • Agregar miembros a un sitio.
  • Añadir contenidos.
    • Diseñar la página de inicio
    • Añadir Noticias y Páginas
    • WebParts
  • Trabajar con las Bibliotecas de documentos. Uso de metadatos, formato condicional, vistas, filtros, búsquedas…
  • Poner alertas a carpetas y documentos.
  • Flujo de aprobación a un documento.
  • Trabajar con Listas “modernas”. Uso de metadatos, formato condicional, vistas, filtros, búsquedas…
  • Power Automate: Flujos para automatizar tareas.
  • Integración de SharePoint con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Outlook y Teams, para una mayor productividad
  1. OneDrive
  • ¿Qué es OneDrive?
  • Crear carpetas, archivos y vínculos en OneDrive. Cambiar el nombre a los archivos.
  • Borrar archivos y carpetas y recuperarlos de la papelera.
  • Copiar o Mover archivos/carpetas entre OneDrive y las bibliotecas de documentos de mis equipos o sitios SharePoint.
  • Compartir carpetas/archivos con permisos de edición, lectura, …
  • Historial de versiones.
  • Sincronizar en OneDrive. Concepto y uso.
  • Integración de OneDrive en Teams.
  • Prácticas.
  1. Microsoft To Do
  • Gestión de tareas: Creación, edición, marcado como completado y eliminación de tareas.
  • Organización de tareas: Uso de listas, etiquetas, prioridades y fechas de vencimiento para organizar y categorizar tareas.
  • Colaboración con otros usuarios o equipos: Compartir listas y asignar tareas a otros usuarios.
  • Basada en listas inteligentes (Mi Dia, Importante, Planeado, Asignadas a mi, Correo Electrónico Marcado y Tareas).
  • Consejos y trucos avanzados: Mejores prácticas para aumentar la productividad y aprovechar al máximo las características de Microsoft To Do.
  • Ejercicios prácticos.
  1. Microsoft Planner
  • Gestor de Tareas de Equipo
  • Página de inicio de Planner: configuración, personalización, configuración del tablero y ajustes.
  • Apps: Servicio online, escritorio y app móvil
  • Creación y gestión de tareas:
    • Crear tareas individuales.
    • Asignar tareas a miembros del equipo.
    • Establecer fechas límite y prioridades.
  • Integración con otras aplicaciones de Microsoft 365
    • Arrastrar un email o un archivo y adjuntarlo a una tarea
    • Exportar a Excel o Outlook
    • Copiar, mover tareas
    • Mover a tareas a cualquiera de tus planners
    • Crear tareas de Planner a partir de una tabla Excel
    • Enviar un email resumen de mis tareas no finalizadas
  • Herramientas de planner:
    • Notas, comentarios, adjuntos
    • Vistas en Tableros, Grafico, Calendario
    • Notificaciones
    • Subtareas, depósitos, etiquetas
    • Texto con Formato e imágenes en las notas de la tarea
  1. Microsoft Office
  • Lector inmersivo en Word y OneNote
  • Coautoria e Historial de Versiones
  • Control de cambios
  • Acciones embebidas desde la página Mi Contenido
    • Añadir a To Do
    • Convertir a PDF
    • Compartir
    • Enviar a Teams
  • Ejercicios prácticos
  1. Toma Notas en OneNote
  • Estructura de los cuadernos: Organización de contenido en secciones y páginas para una mejor gestión.
  • Creación y edición de notas: Agregar texto, imágenes, dibujos, archivos adjuntos y enlaces a las notas.
  • Uso de etiquetas y etiquetado de contenido: Organización de notas mediante etiquetas para facilitar la búsqueda y clasificación.
  • Uso de plantillas: Utilización de plantillas predefinidas o personalizadas para crear notas estructuradas de manera rápida.
  • Colaboración en tiempo real: Compartir cuadernos con otros usuarios y colaborar en tiempo real en notas compartidas.
  • Captura de contenido: Uso de herramientas como la captura de pantalla, el recorte de página web y la grabación de audio para capturar contenido.
  1. Forms
  • Qué es Microsoft Forms
  • Formularios vs Cuestionarios
  • Crear un Formulario privado o de grupo
    • Tipos de preguntas
    • Aspecto de los Formularios (Temas)
    • Tratamiento de las respuestas: ver y exportar resultados.
    • Ramificaciones
    • Formularios multiidiomas
    • Formas de Compartir un formulario
    • Configuración de Forms
  • Crear un Cuestionario privado o de grupo
    • Copiar un Formulario/Cuestionario
    • Colaborar en un Formulario/Cuestionario
  • Integración de Forms en M365 (Outlook, Excel, OneNote, PowerPoint, Teams, Streams, SharePoint)
  1. Microsoft Lists
  • ¿Qué es Lists y por qué usarlo?
  • Ejemplos prácticos
  • Creación y configuración de listas
    • Crear una lista desde cero.
    • Importar datos a una lista existente.
    • Personalización de columnas y vistas.
  • Gestión de datos en Microsoft Lists
    • Agregar, editar y eliminar elementos de la lista.
    • Ordenar y filtrar datos.
    • Utilización de vistas para organizar y visualizar datos.
    • Creación de formularios personalizados.
    • Uso de reglas y alertas.
    • Aplicación de formatos condicionales.
  1. Microsoft Power Automate
  • Creación de flujos automatizados básicos.
  • Conexión de aplicaciones y servicios con Power Automate
  • Uso de disparadores y acciones.
  • Automatización de tareas repetitivas.
  • Uso de condiciones y bucles en los flujos de Power Automate
  • Integración de Power Automate con Microsoft 365 (Outlook, SharePoint y Teams)
  • Creación de flujos de aprobación con Power Automate
  • Monitoreo y administración de flujos.
  • Mejores prácticas y trucos avanzados para el diseño de flujos en Power Automate
  • Automatización de procesos empresariales complejos con Power Automate.
  • Ejemplos Prácticos.
  1. App Office del móvil.
  • Crea docs Office (Word, Excel, PowerPoint, Forms)
  • Crea y consulta sticky notes (notas rápidas)
  • Escanea documentos
  • Firma un PDF
  • Convierte un documento o imagen a PDF
  • Extrae el texto de una imagen

 

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